GREVENMACHER
CORDELIA CHATON

Steffen Holzbau gilt als ein Pionier bei der Digitalisierung eines Handwerksbetriebs

Immer wenn eine Rechnung bei Steffen Holzbau in Grevenmacher ankommt, dann erhält sie einen Aufkleber mit Nummer und Barcode und wird gescannt. Die Software teilt die Dokumente in pdfs auf und leitet sie an die Finanzbuchhaltung weiter, wo sie geprüft werden. Seit 2013 lief das mit rund 40.000 Rechnungen so.

„Es ist viel schneller, erlaubt auch Skonto und somit Einsparungen und senkt den Papierverbrauch“, kommentiert Stephan Hostert den Vorgang. Hostert ist nicht nur Geschäftsführer des Unternehmens aus Grevenmacher, sondern kann auch auf seine Berufserfahrung als IT-Fachmann zurückblicken. Das half, als der Holzbaubetrieb vor vielen Jahren beschloss, sich zu digitalisieren.

„Wir waren damals ein kleiner Handwerksbetrieb ohne zentrale Datenablage oder Internetauftritt. Diese Schritte sind wir nach und nach gegangen. Schnell haben wir gemerkt, dass die Zahlen besser sind, wenn wir die Buchhaltung selbst machen und nicht mehr die Ordner zum Steuerberater bringen, wie das damals üblich war“, erinnert Hostert sich. „Wir haben dann auch die Lohnbuchhaltung zurück ins Haus geholt und viel Zeit gespart, weil wir die Daten direkt erfassen.“

Steffen Holzbau kaufte für viele Schritte Software-Module. Dazu gehört beispielsweise ein System zur Mailarchivierung, das Steffen Holzbau für die Kundenbeziehungen nutzt. „Dort ist der gesamte projektbezogene Schriftverkehr abgelegt, so dass jeder alles finden kann“, sagt Hostert. Manches wurde auch individuell angepasst. Das Unternehmen beschäftigt heute immerhin 125 Mitarbeiter und das System musste damit Schritt halten. Es ist in den Bereichen Ingenieur-Holzbau, Passiv- und Plusenergiegebäude, Hallen- und Industriebau, aber auch bei Holzbrücken und Metall- und Foliendächern aktiv.

Dieses Wissen nutze Steffen Holzbau auch selbst. Denn 2009 war das neue Firmenbürogebäude in Passivbauweise errichtet worden. „Dabei haben wir darauf geachtet, dass wir wenig Energieverbrauch durch PCs haben. Daher wurde die komplette Desktop-Struktur virtualisiert, so dass wir quasi keine fest installierten PCs mehr haben. Die meisten Bauleiter haben nur noch ein Tablet, das sie mit auf die Baustelle nehmen oder mit dem sie sich von zu Hause aus einklinken können“, erklärt der Geschäftsführer.

Diese Struktur bewährte sich in der Coronakrise. „Wir hatten gerade alles fertig, als die Krise kam. Dadurch konnten wir die komplette Mannschaft ins Homeoffice schicken; Techniker und Bauleiter konnten weiter fakturieren, so dass wir kein Liquiditätsproblem hatten“, berichtet Hostert.

Hilfreich für das Unternehmen ist auch ein digitales Werkzeug zur Kalkulation von Angeboten. Früher gab es Spezialisten, die Angebote in bestimmten Bereichen erstellten. Doch bei größeren Projekten konnte das kompliziert werden. „Wir haben das Wissen konzentriert. Es ist jetzt auch den jüngeren Mitarbeitern zugänglich, die damit Angebote erstellen können, während die älteren Mitarbeiter wiederum mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung haben“, sagt Hostert.

Momentan arbeitet das Unternehmen, das im vergangenen Jahr den Innovationspreis der Handwerkskammer im Bereich Produktdesign gewann, an Schnittstellen zum Projektmanagement und testet dazu eine Spezialsoftware. „Das könnte ein schönes Paket werden, das auch andere Unternehmen interessiert“, sinniert Hostert. Dass Steffen Holzbau mittlerweile mit Laseraufmass vermisst und Drohnen einsetzt, gehört schon fast zum Standard. „Es findet sich immer noch Potenzial“, lächelt der Geschäftsführer.

Die Digitalisierung ist noch lange nicht beendet. Derzeit läuft bei Steffen Holzbau ein Zeiterfassungs-Test mit einer App. Die Mitarbeiter sind involviert und profitieren von einem Gleitzeitsystem. „Es ist ganz wichtig, sie möglichst früh mit ins Boot zu holen“, betont der Chef.