LUXEMBURG
CORDELIA CHATON

Abenteuer Beschaffung: Wie der Verwaltungsdirektor der Hôpitaux Robert Schuman es fertig brachte, mitten in der Corona-Krise Masken, Schutzanzüge und Handschuhe aufzutreiben

Als die Corona-Krise anrollte, ahnte Michel Schuetz, was ihm bevorstand. Schließlich hatte er zuvor lange in der Industrie gearbeitet, immer im Bereich Operations und Supply Chain. Darunter ist die Wertschöpfungskette zu verstehen und auch die Beschaffung. Während dieser Zeit hat der Verwaltungsdirektor der Hôpitaux Robert Schuman (HRS) eines gelernt: „Kriege gewinnt man mit der Logistik im Backoffice.“ Wenn die Front keine Munition hat, so der Experte, wird es nichts mit dem Sieg.

Die Patronen der Corona-Krise, das sind Schutzkleidung, Masken, Handschuhe, Beatmungsgeräte oder Desinfektionsmittel. Diese Artikel werden vor allem in China produziert, das selbst einen erhöhten Bedarf hatte. Gleichzeitig meldete sich die halbe Welt im Reich der Mitte mit den gleichen Wünschen wie Schuetz.

Dem wurde schnell klar, dass er mehr Kanäle brauchte. Doch das Anzapfen einiger dieser Kanäle abseits der normalen Lieferanten führte zu einer Angebotsschwemme, mit der er ein neues Problem hatte. Als der Mann mit dem Büro auf Kirchberg überlegte, wer ihm helfen könnte, kam er auf Amazon. Die haben nicht nur ihren Europasitz in Luxemburg, sondern sind mit ihren rund 2.200 Mitarbeitern in gleich mehreren Gebäuden auf Kirchberg präsent und wachsen weiter. Doch: In den Büros saß niemand mehr, weil schon Weisung ergangen war, zu Hause zu bleiben. Bei Amazon hatte man von den Problemen gehört. Gregor Ulitzka, Supply Chain-Direktor bei Amazon, rief Schuetz an und bot Hilfe an. Dann fragte er in seinem Unternehmen nach Freiwilligen für eine Zusammenarbeit mit der Klinik. „Ich war beeindruckt von der Zahl der Freiwilligen, die sofort bereit waren, zu helfen. Das zeigt, wie sehr sich unsere Mitarbeiter mit der Gemeinschaft, in der wir arbeiten und leben, verbunden fühlen“, meint Ulitzka. Schuetz war froh. „Es gibt kein besseres Supply Chain-Team als Amazon“, unterstreicht der Mann, der stets am Telefon hängt. Das Abenteuer konnte beginnen.

Partnerschaft mit Amazon

Vor einem Monat ging es los. Sechs freigestellte Amazon-Mitarbeiter vor Ort in der Klinik und fast doppelt so viele im Backoffice von Amazon organisierten alles rund um die Fragen: Was brauchten wir? Wo kriegen wir das her? Wie kaufen wir es? Wie bringen wir es nach Luxemburg? Nach Gesprächen mit Ärzten und Pflegern erstellte das Team eine Prognose bis Ende Mai. Das war nicht einfach, denn die Nachfrage nach den gesuchten Artikel stieg exponentiell. „Momentan verbrauchen wir täglich etwa 35.000 Handschuhe und 4.000 Masken“, berichtet Schuetz. „Von manchen Artikeln das 20- bis 30-Fache im Vergleich zum Vorkrisenniveau.“ Sein Partner Ulitzka wiederum war beeindruckt über die Professionalität des HRS-Teams. Einige der Pro-bono-Kräfte von Amazon zirkulierten, denn der Umgang mit täglichen Infektions- und Todesraten ist auch psychisch belastend, wie Ulitzka betont.

Mit der Prognose begann die Suche nach Lieferanten. Hier spielte das Fachwissen in komplexen, breit angelegten Supply-Chain-Operationen und der Business-to-Business-Beschaffung von Amazon eine große Rolle. Dank der Freiwilligen fand die Klinik alternative Produktquellen und verkürzte Lieferzeiten. Die Teams der Klinik und von Amazon arbeiteten so gut zusammen, dass die Versorgung mit allem Notwendigen trotz aller internationaler Nachfragespitzen stets gewährleistet war.

Schuetz, der am Donnerstag die Operation mit Amazon offiziell abschloss, freut sich: „Dank der Motivation, Innovation, Expertise und dem Riesen-Backkoffice von Amazon sind wir dadurch gekommen. Allein hätten wir das nicht geschafft. Keine Supply Chain der Welt kann mit einem 40-fachen Volumen, das über Nacht entstanden ist, umgehen“, unterstreicht er. Und schon gar nicht, wenn es sich um lebenswichtige Artikel handele. „Ich bin extrem dankbar.“

Bei Amazon sind die Freiwilligen ebenfalls froh. „Es ist eine fantastische Gelegenheit, mit dem Krankenhausteam zusammenzuarbeiten, und wir konnten eine sehr effiziente Arbeitsbeziehung aufbauen, obwohl wir aus unterschiedlichen Bereichen kommen. Wir sind sehr glücklich über all die Arbeit, die sie leisten, um die Menschen vor dem Virus zu retten“, sagt Mathilde Eckmann, Vendor Manager bei Amazon. Die Amazon-Leute, auf deren Arbeitgeber oft mit dem Finger gezeigt wird, fühlen sich gut: „Wir sind stolz darauf, dass wir das Krankenhaus dem komplexen Umfeld einer Gesundheitskrise unterstützen konnten“, sagt einer von ihnen.

2,5 Millionen Handschuhe und 450.000 Gesichtsmasken

Die Bestellungen sind draußen und Schuetz sowie seine Mitarbeiter verfolgen live jeden Tag, was wo ist. „Wir haben bislang 2,5 Millionen Handschuhe und 450.000 Gesichtsmasken gekauft. Das ist gewaltig“, betont er. Hinzu kommen noch viele andere Waren.

Während sich woanders Fälle von Betrug und Fälschungen häuften, vermieden die HRS das, nicht zuletzt dank der Unterstützung von Amazon. So verlangten die Teams bei einem neuen Lieferanten einen Nachweis darüber, dass er existiert, beispielsweise in Form der Steuererklärung oder der Handelskammermitgliedschaft. Auch Videos oder Produktfotos wurden angefordert. Waren wurden nur angezahlt.

Natürlich lief nicht immer alles glatt. „Wir haben Sendungen verloren. Mindestens ein Lkw wurde in Frankreich gepfändet, andere hängen seit Tagen fest. Auch uns wurden Bestellungen vorm Flugzeug weggekauft“, berichtet Schuetz von den Zuständen auf dem internationalen Markt. Doch er schaffte es, alles zu besorgen, was die HRS brauchen: Masken, Handschuhe, Schutzbrillen, Tyvekanzüge, wasserdichte Mäntel, Hauben, aber auch Putzmittel, Zelte, Betten, Thermalkameras, Desinfektionsmittel und Einweggeschirr für die Kantine. Zusammen mit Amazon wurden über 600 verschiedene Artikel beschafft, viele davon neu oder einzigartig. Das ist beachtlich verglichen mit der Situation in anderen Ländern. Dort zahlten Kliniken für Material, das nie ankam oder erhielten Forderungen, laut denen ein Beatmungsgerät nicht mehr 3.000 Euro, sondern 50.000 Euro kosten sollte.

Angesichts der nun aufkommenden Diskussion zur heimischen Produktion wichtiger Schutzartikel meint der Procurement-Experte: „Jeder will das beste Produkt zu den besten Konditionen. Aber ich denke, dass diese Krise uns die Limits der Globalisierung aufgezeigt hat.“ So ist er froh, dass Tyvek-Schutzanzüge, die auf dem Markt fast nicht zu kaufen sind, nun in Luxemburg produziert werden – auch wenn das teurer ist. Schuetz hofft auf Veränderungen. „Wenn wir als Gesellschaft nicht aus dieser Krise lernen, uns anders aufstellen, mehr zusammenarbeiten, Informationen teilen und wieder unsere Kreativität und Innovationskraft einsetzen, dann haben wir eine Riesenchance verpasst. Mit Egoismus ist eine solche Krise nicht zu bewältigen.“

Ausdrücklich bedankt hat er sich nicht nur bei Amazon, sondern auch bei den eigenen Mitarbeitern. Die Abwesenheitsrate der rund 600 HRS-Mitarbeiter in seinem Team war noch nie so niedrig wie in den letzten vier Wochen, versichert der Verwaltungs-Chef. „Jeder kommt, niemand macht krank.“

Das Abenteuer mit Amazon ist vorbei – vorerst. „Wir sind jetzt bis Ende Mai gut aufgestellt“, versichert Schuetz. Wenn es länger dauert, stehen die Kollegen von Amazon bereit. Zu manchen sind Freundschaften entstanden, auch via Bildschirm und Telefon im Homeoffice. „Wenn der Wahnsinn vorbei ist, werden wir uns auf ein Bier treffen. Ich freue mich, endlich meinen Amazon-Counterpart Gregor Ulitzka und seine vielen Kollegen im Backoffice kennen zu lernen. Ich habe ihn noch nie getroffen und nur via Telefon mit ihm kommuniziert“, lächelt Schuetz. „Ohne uns zu kennen und ohne Fragen zu stellen waren diese Menschen da, um uns zu helfen!“

Tests aus Südkorea

Yoon-Shin grast im Auftrag von Luxemburg den koreanischen Markt ab

Yoon-Shin Delcourt arbeitet normalerweise auf Teilzeitbasis für PwC und leitet den Korea-Teil von deren Mandat bei der EU-Kommission, um kleine und mittlere Unternehmen in Europa bei der Zusammenarbeit mit Korea zu unterstützen. Sie berät normalerweise Kunden von PwC, die mehr über den koreanischen Markt wissen wollen. Denn die gebürtige Koreanerin mit internationaler Karriere kennt sich sowohl in ihrer Heimat als auch in anderen Ländern aus. Doch seit dem 22. März hilf sie im Gesundheitsministerium mit. „Wir suchen und bestellen Medikamente, medizinische Instrumente und Tests. Die Tests aus Südkorea gelten als besonders zuverlässig“, erklärt sie. Einer ihrer Ansprechpartner vor Ort ist das „Luxembourg Trade and Investment Office“ in Seoul, das ihr bei der Suche nach Waren hilft, die Luxemburg braucht. „Das Problem ist, dass im Moment sehr viele Länder dort Waren suchen und um Unterstützung bitten“, berichtet Delcourt. Südkorea hat sich den Ruf erworben, ein modernes System zu haben und die Krise gut zu meistern. „Korea hat schnell verstanden, welches Risiko die Pandemie darstellt und sich früh darauf eingestellt“, bestätigt die Südkorea-Expertin unter Verweis auf Testkits oder Drive-in-Test. „Die Grenzen haben sie nie geschlossen“, betont Delcourt.
Angesichts der sieben Stunden Zeitunterschied beginnt sie morgens und arbeitet bis nachmittags je nach Bedarf. „Es hilft, dass ich Koreanisch spreche und über einige Kontakte dort verfüge“, sagt sie. Doch die Konkurrenz ist hart. Für Delcourt ist ihr Engagement wichtig: „Ich freue mich, dass ich helfen kann und habe sofort zugesagt, als ich gefragt wurde.“
Schnelligkeit zählt

Xiaoyan Huang unterstützt das Procurement-Team des Gesundheitsministeriums bei der Beschaffung in China

Xiaoyan Huang ist in China aufgewachsen und hat dort nach einem Bachelor in internationalem Handel noch einen Master in Jura in den Niederlanden erworben, bevor sie ihre Wege vor sechs Jahren nach Luxemburg zu einer großen Beratungsgesellschaft führten. Dort brachte sie bereits acht Jahre Erfahrung als Steuerberaterin in China ein. Sie hat erlebt, wie Menschen in Luxemburg sich für China engagierten, als es dort am Nötigsten fehlte. „Ich war froh, dass meine Kollegen sich so eingesetzt haben und wollte etwas zurückgeben. Luxemburg und China sind für mich wie Freunde“, sagt sie. „Ich bin froh, dass ich mein Wissen und meine Erfahrung einbringen kann. Aber es ist ein harter Job.“
Huang ist Teil des Procurement-Teams des Gesundheitsministeriums. Sie erhält Listen darüber, was in Luxemburg gebraucht wird und welche Lieferanten als zuverlässig gelten. „Mit den anderen Experten des Teams stelle ich sicher, dass die Produkte den Anforderungen entsprechen“, sagt sie. Dann achtet sie darauf, dass die Abwicklung klappt. Das ist nicht immer einfach. „Manchmal ändert sich das Material oder etwas kommt nicht rechtzeitig an.“ Bei ihrer Arbeit tauscht sie sich mit der Botschaft in Peking und dem Konsulat in Shanghai sowie weiteren Stellen aus. „Gute Qualität zu erhalten, ist nicht schwierig“, sagt sie. „Die Herausforderung liegt darin, sehr schnell zu sein. Gute Ware ist schnell weg.“