ÖTRINGEN
CORDELIA CHATON

Wie Alexa Ballmann die Digitalisierung in ihren Kosmetikinstituten nutzt

Wer bei Alexa Ballmann einen Termin buchen will, kann das übers Telefon tun. Oder übers Internet. Denn die Kosmetikerin ist eine der Pionierinnen in Sachen Digitalisierung in Luxemburg. „Schon als ich 2011 meinen ersten Salon in Ötringen eröffnet habe, habe ich ein Programm gekauft, das eine digitalen Terminkalender, die digitale Kasse und Produktverwaltung sowie Geburtstagserinnerungen vorsah“, berichtet sie. Für das Standartprodukt zahlte sie damals rund 1.500 Euro. „Da es die Anfänge waren, hatte das Programm jedoch einige Nachteile. So konnte man es nur auf einem PC laufen lassen“, erinnert sich die Geschäftsführerin von „Alexa Ballmann – Institut de beauté“. Das war unpraktisch, denn bald eröffnete die erfolgreiche Kosmetikerin ein zweites Institut in Niederanven. Weil Ballmann auch von außen auf die Planung zugreifen können wollte und ihr eine Datensicherung fehlte, schaute sie sich auf einschlägigen Fachmessen um und wurde fündig. Dabei half auch die Marke Barbor, mit der sie einen Exklusivvertrag hat. „Sie haben mir ein Programm empfohlen. „Der Service ist viel besser und es kann das, was ich wollte“, freut sie sich, stellt aber gleich klar: Das Programm ist nur so gut wie die Daten, die eingepflegt werden. Das muss konsequent erfolgen.“

So leicht, wie der Chefin der Umgang mit der Digitalisierung fiel, so besorgniserregend fanden ihn einige ihrer mittlerweile zehn Mitarbeiterinnen. „Sie sorgten sich, dass die Zeit nicht reicht, wenn Kunden eine Behandlung ausgesucht haben“, erinnert sie sich. Ballmann plante mehr Zeit ein, führte Mitarbeitergespräche und betreute die Zeit der Eingewöhnung. „Jetzt geht es immer besser“, findet sie. „Das ist ein ständiger Prozess, da kommen Rückmeldungen; auch von den Kunden. Und das ist ja auch gut so.“ Laut der Chefin dauerte es rund zwei Jahre, bis alles rund lief. „Das Programm fordert Disziplin. Bei jeder neuen Behandlung gibt es viele neue Informationen, damit das System funktioniert.

Diese Arbeit sehen die Leute nicht“, versichert sie. „Hinzu kommt, dass wir monatlich zwei neue Behandlungen anbieten.“ Für die Akzeptanz des Systems war das Alter der Mitarbeiterinnen nicht der entscheidende Faktor. „Es ist eher so, dass die jüngere Generation viel auf dem Handy aktiv ist mit Instagram und Snapchat, aber nicht unbedingt auf dem PC.“ Daher sucht sie neue Wege.

„Wir haben auch ein Mitarbeiter-Chat über Microsoft Teams, aber es ist schwierig neue, nicht bekannte Kommunikations-Methoden bei den ganz jungen Leuten einzuführen. Deswegen haben wir jetzt einen WhatsApp-Chat, was besser funktioniert, allerdings nicht so professionell ist. Man muss halt flexibel sein und das benutzen, was funktioniert. Auch unsere Marke Babor ist mittlerweile sehr digital geworden. Sie liefern beispielsweise tolle online Schulungen und auch die Schulungsunterlagen und Erklärungen zu Neuheiten findet man auf einem Babor-Online-Portal für Mitarbeiter“, berichtet Ballmann. „Trotzdem ist es auch da noch schwierig, den Mitarbeitern die Gewohnheit zu vermitteln, sich in dieses Portal einzuloggen. Deswegen lade ich mittlerweile alle wichtigen Unterlagen selbst runter und schicke sie in unsere WhatsApp-Gruppe, damit ich sicher bin, dass jeder Mitarbeiter die nötigen Unterlagen bekommen hat - was allerdings noch nicht ganz Sinn und Zweck der Arbeit ist.“

Sie bemerkt auch zunehmend, dass „die neue Generation nicht mehr viel liest. „Wenn man Behandlungen in Form von Filmen zeigt, werden sie besser verstanden, als wenn es eine trockene Theorie auf einem Blatt Papier ist“, sagt Ballmann. „Ich denke, durch Instagram und Co sind die jungen Leute es gewohnt, Informationen anhand von kleinen Filmen innerhalb von ein paar Sekunden aufzunehmen. Dadurch wird die Konzentrationsspanne immer kleiner und so muss man dann auch neue Lernmethoden wie Tutorials erfinden, die gut ankommen.“ Für die Kosmetikerin ist die Digitalisierung ein Schlüssel zum Erfolg. „Die Größe meines Geschäfts wäre ohne Digitalisierung nicht machbar.“ Sie weiß, wovon sie spricht, denn gerade eröffnet sie ein drittes Kosmetikinstitut in Keispelt.  Darüber hinaus bin ich immer erreichbar.“ Das ist der Unternehmerin wichtig, weil sie auch während der Ferienzeit nicht schließt. Ballmann schätzt auch den Überblick. „Jeden Abend kann ich sehen, welche Produkte verkauft wurden und welchen Umsatz welche Mitarbeiterin gemacht hat – und zwar absolut und prozentual. So weiß ich nach zwei Minuten, was los ist und kann dann schnell mit Angeboten oder ähnlichem reagieren.“

In der Coronazeit hat sie die Statistiken mit dem Vorjahr verglichen. „Ich kann ja nicht bis zur Jahresbilanz in 2021 warten, bis ich auf meine Zahlen reagiere. Dann wäre es vielleicht schon zu spät“, versichert die engagierte Chefin. Sie versichert, dass die Zahlen die Mitarbeiterinnen nicht unter Druck setzen, sondern eher helfen, in einem Gespräch herauszufinden, wo es hakt oder ob etwas nicht verstanden wurde.

Schlussendlich hat die Technologie auch Einzug in die Kabinen gehalten. Mit einer Diagnosekamera kann Ballmann nicht nur die Qualität der Haut ermitteln. Das Ergebnis lässt sich auch digitalisieren – zum Nutzen der Kundin natürlich. „Das kommt gut an“, lächelt sie.